Как управлять удаленной командой

Около 17% компаний по всему миру работают удаленно. Работа из дома не менее эффективна, чем традиционная занятость в офисе. Главное условие успеха — рационально организованное управление. Наша статья рассказывает, как руководить удаленным коллективом, сохраняя вовлеченность и командный дух.

Плюсы работы из дома

С 2020 по 2023 год количество дистанционного персонала в России увеличилось на 20%. Уже 68% организаций перевели часть сотрудников на удаленную занятость. Цифры неизменно растут, и не зря — работа из дома обладает массой преимуществ, включая:

• гибкий график — рабочий день не ограничивается жесткими временными рамками, сотрудники сами организуют рабочий день;
• экономия ресурсов — компании не приходится расходовать средства на аренду помещений, мебель, коммунальные услуги. Работники экономят на проезде, офисной одежде, обедах в кафе;
• местоположение — организации могут нанимать профессионалов из других городов и стран;
• комфортная рабочая среда — шум в традиционном офисе мешает сосредоточиться;
• польза для здоровья — ежедневные поездки на в офис и длительное пребывание в помещении снижают иммунитет, приводят к стрессу;
• баланс между деловой и личной жизнью — люди, работающие удаленно, рациональнее планируют свои дела, что повышает производительность труда.

Члены команды при этом постоянно остаются на связи, используя видеосвязь и мессенджеры. Это поддерживает корпоративный дух, повышает рабочую мотивацию.

Организуйте цифровое офисное пространство

Первое условие эффективности удаленного коллектива — создание онлайн-центра для совместной деятельности. Хорошая платформа действует, как традиционный офис, но в цифровом формате. В этом пространстве можно проводить командные собрания, обмен файлами, поддерживать связь с коллегами. Наша платформа Дистанционный офис помогает воспроизвести офисную среду. Система позволяют вести видеоконференции, обмениваться текстовыми сообщениями, создавать расписания. Файлы, документы, списки можно упорядочить для совместного использования. Это обеспечивает экономию времени и бесперебойную деятельность.

Инструменты коммуникации с сотрудниками

Первое, что необходимо наладить в удаленной команде — надежные каналы связи. Выбор средств зависит от потребностей компании, но рекомендуется подготовить минимальный набор из пяти инструментов:

• электронная почта — используется для деловой переписки, обмена файлами;
• сервис видеоконференций — необходим для организации обсуждений, планерок, обучения персонала;
• текстовый чат — применяется как средство повседневной связи;
• облачное хранилище — обеспечивает безопасное хранение и доступ к рабочей документации всем членам команды;
• планировщик задач — позволяет составлять расписания, устанавливать дедлайны, контролировать выполнение задач.

Какой режим установить для удаленного сотрудника

Работа онлайн не требует строгих временных рамок. Главное, чтобы были соблюдены дедлайны. Но это создает сложности для руководителя, который не может контролировать выполнение задач.

Вот шесть советов, которые помогут добиться исполнительности и дисциплины:

• Четко распределяйте обязанности работников.
• Регулярно обсуждайте с членами команды их конкретные задачи на текущий период.
• Составьте рабочий график, включив в него даты собраний, вебинаров и других совместных мероприятий.
• Разработайте правила поведения в команде.
• Систематически отслеживайте ключевые показатели.
• Контролируйте возникновение проблем и по возможности предотвращайте их.

Чтобы успешно управлять удаленной командой, необходимо установить границы, отделяющие работу от личной жизни. Правила должны определять время, позже которого нельзя отправлять электронную почту и деловые сообщения в чатах. Если работники живут в разных часовых поясах, график необходимо согласовать с каждым индивидуально.

Если специфика компании требует постоянного контроля за действиями персонала, установите систему мониторинга. Это программное обеспечение, позволяющее руководителю видеть активность сотрудника за компьютером и учитывать, какая часть рабочего дня тратится на выполнение деловых задач.

Как настроить коммуникацию в распределенной команде

После того, как инструменты связи выбраны и настроены, важно создать правила общения. Для всех сотрудников устанавливается время, в которое они должны быть в сети. В этот период работники обязаны оперативно отвечать в чатах или мессенджерах.

Текстовые сообщения не всегда верно передают эмоции. Поэтому важные задачи лучше отправлять в виде голосовых сообщений.

В календарь необходимо внести даты и время видеоконференций. Они должны проводиться регулярно, занимая не более двух часов рабочего времени подряд. Об экстренных совещаниях нужно сообщать как минимум за час до начала. На видеоконференциях важно не только обговаривать деловые вопросы, но и рассказывать сотрудникам о достижениях компании. Текущие результаты, проблемы и способы их решения должны обсуждаться вместе. Нередко менеджеры удаленных команд организуют совместные кофе-брейки по видеосвязи. Неформальное общение укрепляет корпоративную солидарность, повышает профессиональную мотивацию.

Планирование рабочих задач

Хорошо продуманный план помогает установить сроки выполнения задач, оптимизировать коммуникацию, обеспечить сотрудникам гибкий график. Планирование начинается с разделения главных целей компании на небольшие задачи, выполнение которых измеряется в конкретных показателях. Продумайте критерии для каждого типа работ. Составьте список поручений на 1-2 недели с указанием сроков выполнения.<. Работать над планом лучше с использованием специальной платформы Дистанционный офисa>, программа помогает распределить задачи, отслеживать ход и сроки выполнения проектов. Планировщик обеспечивает постоянную связь с командой, обмен документами и мониторинг производительности труда.

Система контроля

Ключевой фактор управления — поддержка постоянной коммуникации с удаленными работниками. Но слишком усердные руководители доходят до микроменеджмента — отслеживания каждого действия. Если менеджер пишет подчиненным по нескольку раз в день без особой нужды, у сотрудников создается впечатление, что им не доверяют. Сверхконтроль создает ощущение дискомфорта, снижающее эффективность труда.

Чтобы избежать такой ситуации, рабочий график следует обсудить на старте с каждым членом команды. Определяются условия, при которых можно перенести часть работы на другое время или взять отгул. О каждом случае работник должен заранее предупреждать руководство.

Создавая регламенты дистанционной занятости, компания сразу выбирает приоритеты — процесс или результат. Если важнее второе, технические системы наблюдения типа веб-камер, не потребуются.Результаты отслеживаются путем отчетности и обсуждения на видеоконференциях. Еще один эффективный метод определения качества работы — отзывы заказчиков.

Поддержание командного духа

Корпоративная культура — это сердце организации. Она выходит за рамки офисного пространства, поэтому нельзя игнорировать ее в условиях дистанционной команды. Существует много интересных способов сохранить корпоративное единство онлайн, например:

• устраивать 15-минутные видео встречи в начале рабочего дня. На них не решают производственные вопросы, просто здороваются, регистрируются, обмениваются личными новостями;
• оформлять цифровое пространство эстетичным дизайном с корпоративной символикой, возможностью использовать звуковые сигналы и эмодзи;
• создавать чаты, не связанные с работой, в которых коллеги могли бы шутить, обмениваться мемами, обсуждать свои хобби;
• устраивать виртуальный тимбилдинг. Включать в него викторины из истории компании, игры “Угадай коллегу на детском фото”, “Две правды, одна ложь”;
• проводить неформальные встречи онлайн – совместный просмотр фильма или участие в компьютерной игре.

Помимо встреч в сети, раз в квартал или год рекомендуется проводить мероприятия в реале — например, корпоративную вечеринку или выезд на природу.

Частые ошибки

Руководство удаленными работниками пока остается новым явлением для многих предприятий. Из-за недостатка опыта менеджеры совершают организационные и психологические ошибки, включая:

• отсутствие проверки — контроль сводится к отчетам и соблюдению дедлайнов, в процессе работы мониторинг не проводится;
• нарушение личного пространства — руководитель оправляет работнику сообщения поздно вечером или в выходные, игнорирует разницу в часовых поясах;
• избыток электронной почты — постоянный обмен текстовыми файлами делает работу монотонной, снижая ее эффективность;
• несвоевременное информирование — удаленные сотрудники не знают новостей и достижений компании; недостаток личного общения — команда взаимодействует только по рабочим вопросам, корпоративная культура отсутствует.

Риск ошибок сводится к минимуму, если сотрудничество своевременно планируется, а работа команды регулярно оценивается и корректируется.