Как работать эффективнее из другого часового пояса

Удаленная работа — непростой опыт для того, кто привык взаимодействовать с коллегам в одном помещении. Ситуация усложняется, если члены команды находятся в разных точках мира. Как обсуждать проекты или обмениваться ресурсами, если рабочее время сотрудников не совпадает? Наша статья рассказывает о проверенных методах работы в разных временных зонах.

Обозначьте рабочие часы

В удаленных командах часто возникает риск размытия границ между работой и личной жизнью. Сотрудники не устанавливают четких лимитов рабочего дня, в результате чего проводят за компьютером практически весь день. Нестабильный график приводит к усталости, что негативно отражается на деятельности коллектива.

Чтобы избежать этого, составьте четкое расписание работы. Можно разбить рабочий день на две смены, сделав посередине большой перерыв для похода по магазинам и встречи детей из школы.

Графики всех сотрудников должны быть внесены в приложение, которым пользуется вся команда это помогают конвертировать время из других часовых поясов в местное и определить, когда удобнее связаться с коллегами.

Выстройте личный режим

Мы привыкли воспринимать дом, как место отдыха, поэтому многим сложно организовать удаленную работу. Но все, что требуется — это начинать и заканчивать смену строго в определенное время.

Вот еще пять важных моментов:

• Работайте в те часы, когда организм наиболее активен. Для “ранних пташек” удобнее начинать с рассветом, а “полуночники” эффективнее действуют глубокой ночью.
• Просыпайтесь за два часа до работы, всегда в одно и то же время.
• Позавтракайте, выпейте кофе или чай, чтобы зарядиться энергией.
• С утра проверьте свой ежедневник, чтобы запланировать время на рабочие и личные дела.
• Проведите утренние ритуалы — сделайте зарядку, примите душ. Оденьтесь удобно, но аккуратно, не садитесь за работу в пижаме.

Эксперты рекомендуют работать в обстановке, максимально напоминающей офис. Но иногда полезно переключиться — перейти с ноутбуком в кафе, а в теплую погоду — в парк.

Держите текущее время коллег перед глазами

Распространенный недостаток команд, работающих в нескольких часовых поясах — нарушение личных границ. Сотрудники звонят друг другу и отправляют сообщение в нерабочее время. Чтобы этого не происходило, обсудите свой график с менеджером и занесите его в программу-календарь, которым пользуется вся команда.

Если нужно решить рабочие вопросы с коллегой, проверьте, который час в его временной зоне. В этом помогут конвертеры часовых поясов, например, Timezone.io, а также платформы для управления проектами такие как Дистанционный офис. Активно используйте асинхронную коммуникацию — общение в мессенджерах, электронной почте.

Общаясь с коллегой из другого региона обозначайте даты и время как в своем, так и в его часовом поясе. Если нужно отправить информацию электронной почтой, используйте опцию “Запланировать сообщение”, чтобы сотрудники получили его в свои рабочие часы.

Распределите задачи на рабочий день по сложности

Существует проверенное правило — сложные задачи нужно выполнять, когда мозг наиболее активен. Это время индивидуально для каждого человека. Те, кто любит рано вставать, продуктивны с 8 до 12 дня, затем с 16.00 до 18.00. Любители работать по ночам наиболее деятельны с 18.00 до 20.00, затем с 23.00 до 1.00.

Заведите планировщик для организации ваших задач, дедлайнов, видеоконференций. Внесите в планы события на месяц, ближайшую неделю, затем разбейте дела по дням. В начале рабочего дня занимайтесь срочными заданиями. Выполнив их пораньше, вы снизите вероятность того, что внезапные проблемы сорвут дедлайн. На этот период поставьте во всех приложениях режим “Не беспокоить”.

Как руководить командой в разных часовых поясах

Если руководство игнорирует разницу во времени при организации онлайн-совещаний или распределении задач, это приводит к неудобствам для сотрудников, физической и эмоциональной усталости. В итоге качество работы снижается, дедлайны срываются.

Вот шесть советов, которые помогут предотвратить негативные последствия:

• Спросите каждого сотрудника, в какое время он предпочитает работать.
• Попросите коллег сообщать об изменениях в графике как минимум за сутки.
• Избегайте режима “всегда на связи”. Введите для сотрудников правило — не входить в учетные записи после окончания смены.
• Планируйте отправку сообщений на те периоды, когда работник находится в сети.
• Используйте для обмена сообщениями и ресурсами онлайн-платформы — Google Docs, Яндекс.Документы, Notion.
• Регулярно меняйте время проведения совещаний, чтобы все члены команды были в равном положении.
• Создайте инструкцию по общению в коллективе и ознакомьте с нею всех сотрудников.

Хороший менеджер выявляет признаки эмоционального выгорания, чтобы своевременно перевести команду на новый режим работы.

Оптимальные средства связи

Успешное взаимодействие в удаленной команде можно обеспечить с помощью трех приложений — мессенджера с общим чатом, планировщика и платформы для создания дорожной карты проекта. Рабочий чат удобнее всего создать в приложении Телеграм. В нем можно сообщать об итогах рабочего дня, решать срочные вопросы.

Планировщик помогает синхронизировать время работы. Чтобы оптимально улучшить связь, рекомендуется объединить сотрудников, проживающих в смежных часовых поясах, в группы по пять человек.

Отслеживать ход проекта помогает дорожная карта. Приложение Дистанционный офис позволяет отмечать достижение промежуточных целей, вносить изменения, распределять новые задачи.

Включайте режим «не беспокоить» на ночь

При удаленной работе важно соблюдать дедлайны, но это не значит, что вы обязаны быть в сети 24/7. Глобальная команда, работающая в разных точках мира, находится онлайн круглосуточно. Сообщения будут приходить в любое время дня и ночи. Но не поддавайтесь искушению мгновенно отвечать на них — настройте режим “Не беспокоить” или “Ночное время” на телефоне и в рабочих приложениях.