Этапы реализации проекта

Возникла идея нового проекта, и вы готовы реализовать свои намерения на практике? Но воплощение проектных замыслов в жизнь — сложный процесс, состоящий из пяти последовательных этапов. Наша статья рассказывает, как организовать каждый из них, чтобы предприятие достигло своих целей.

Что представляет собой жизненный цикл проекта

Бизнес-инициативы различаются структурой и масштабом, но все проходят один и тот же путь развития. Каждый проект — это временная деятельность, необходимая для достижения определенных целей. Добившись результатов, проектная работа заканчивается. Последовательное движение от рождения к зрелости и завершению программы называется жизненным циклом.

В нем выделяют пять обязательных фаз:

• инициирование;
• планирование;
• реализация;
• контроль и мониторинг;
• завершение.

Жизненный цикл представляет собой высокоуровневый рабочий процесс по воплощению идеи на практике. Около 50% всех начинаний в бизнесе заканчиваются неудачей из-за нарушения последовательности этапов или нарушений в организации работы. Предотвратить напрасные затраты времени и ресурсов помогает профессиональное управление проектными стадиями.

Развитие цикла может быть нарушено также внешними причинами. Как бы хорошо не был составлен план, всегда есть вероятность провала. Чтобы свести риски к минимуму, необходимо подобрать работоспособную команду во главе с опытным менеджером.

План и этапы реализации проекта

На стадии подготовки необходимо составить план — программу деятельности, которая направляет работу проектной команды. Этот документ устанавливает порядок действий, необходимых для практического воплощения идеи.

План должен содержать еще пять компонентов:

• цели — конкретные показатели, которые будут достигнуты в итоге каждой фазы;
• заинтересованные стороны — отдельные лица или организации, оказывающие влияние на развитие проекта. К ним относятся владельцы компании, инвесторы, подрядчики, государственные органы;
• расписание — временные рамки этапов и отдельных мероприятий;
• ресурсы — расчеты финансовых, материальных и людских затрат для каждой задачи;
• связи — способы коммуникации для участников проектной деятельности.

План может быть детальным, с подробной проработкой компонентов или укрупненным, охватывающим основные направления работы. Иногда создают мультисценарный документ, описывающий несколько путей развития.

Документ можно регулярно дополнять, внося изменения. План помогает отслеживать результаты, выявлять возникающие проблемы, избегать рисков.

Инициация

Первый этап жизненного цикла состоит в том, чтобы запустить проект и найти инвесторов для его поддержки. Основное содержание работы — составить концепцию, в которой описаны ключевые особенности, цели и предполагаемые результаты. Для этого необходимо собрать всю доступную информацию, определить масштаб деятельности и объем необходимых ресурсов. На этой стадии важно определить заинтересованные стороны и решить, какими способами компания будет достигать поставленных целей.

В ходе инициации проводится еще 5 действий:

• составление устава проекта;
• установление масштаба работы;
• планирование результатов;
• создание технико-экономического обоснования;
• определение заинтересованных сторон и участников.

Итогом этапа является пакет документов, который включает в себя краткое описание проекта, бизнес-кейс, технико-экономическое обоснование и реестр рисков.

Непосредственным управлением на первой стадии занимается инициативная группа — автор идеи и менеджер. Они находят заинтересован

Планирование

Основное содержание второго этапа — составление дорожной карты, согласно которой проводится вся последующая работа. Этот документ содержит конкретные задачи, способы их решения и сроки выполнения.

Определяя цели, необходимо оценить их по трем критериям — достижимость, увлеченность, распространенность. Первый предполагает выбор целей, которых можно достичь на практике. При этом учитываются все факторы — финансовые, временные, людские. При нехватке ресурсов цель останется недостижимой.

Увлеченность относится к участникам проекта. Если они не вовлечены эмоционально, успешных результатов не будет.

Критерий распространенности означает потенциал для улучшения и развития. Выбирать следует цели, которые можно расширить, дополнить со временем новыми деталями.

Итогом этапа должен стать план проекта. Кроме целей и задач, в нем описываются ресурсы, качество продукта, способы коммуникации и закупок, потенциальные риски.

Планирование ведется в следующем порядке:

• составление графика работы — определяются временные промежутки для каждой задачи. Создается диаграмма Ганта — электронная таблица с этапами и ответственными за выполнение;
• разработка финансового плана — рассчитывается бюджет, выполняется смета расходов;
• создание плана ресурсов — подбирается команда сотрудников, определяется объем материалов, необходимых для достижения целей;
• установление нормативов качества — разрабатываются регламентирующие документы по качеству товаров, услуг;
• составление списка участников — определяются все заинтересованные стороны, планируется график и способы общения между ними;
• поиск поставщиков — отбираются компании и способы поставки, согласуются условия сотрудничества.

На этапе планирования необходимо также выявить возможные риски и продумать способы для их преодоления или смягчения последствий. Непосредственным исполнением работы занимаются члены команды во главе с менеджером, а также заинтересованные стороны.

Реализация

Эта фаза жизненного цикла проекта посвящена претворению намерений в жизнь. Команда вовлекает всех участников, устанавливает взаимосвязи между ними, формулирует правила. Начинается процесс выполнения задач, перечисленных в плане.

Этап реализации состоит из пяти шагов:

• создание ситуации успеха — руководитель обеспечивает членам команды условия для достижения необходимых результатов;
• организация рабочих процессов — определяются конкретные участки работы, формулируются критерии выполнения;
• инструктаж сотрудников — членам команды разъясняются задачи и способы их решения;
• формирование коммуникаций — создается система связи для информирования и делового общения сотрудников;
• решение проблем — в ходе работы выявляются недочеты, подбираются способы их устранения.

Основная миссия менеджера на стадии реализации — организовать четкое управление рабочими процессами. Задачи выполняются поочередно, в короткие интервалы времени по 1-2 недели. Участие принимает вся команда.

Мониторинг и контроль

Ряд экономистов считают эту фазу частью этапа реализации. Она предполагает анализ результатов и оценку методов управления. Наиболее распространенные варианты мониторинга — составление отчетов и исследование ключевых показателей, например, прибыли, рентабельности, качества продукта. Сделав анализ этих данных, проектная команда предлагает поправки и прогнозирует достижение целей. В конце этапа необходимо проинформировать сотрудников об успехах, неудачах и предстоящих изменениях.

На стадии мониторинга задействованы менеджер, инициатор и заинтересованные партнеры. Задача менеджера — следить, чтобы исполнение и контроль проводились одновременно.

Завершение

Последний шаг проекта предполагает получение конечных результатов и высвобождение ресурсов. Подводится окончательный итог — была ли работа успешной, достигла ли она изначальных целей. На завершающем этапе необходимо сделать анализ эффективности. Цели сопоставляют с результатами, чтобы определить, получилось ли задуманное. Критериями для сравнения могут служить сроки исполнения, качество продукта или услуг, размер прибыли. Оценивается также качество работы сотрудников, своевременность выполнения задач. По итогу анализа составляются отчеты, проводится учет затраченных ресурсов. В этой деятельности участвует вся команда во главе с менеджером.

Этап завершения — возможность выявить проблемы и сделать выводы, которые понадобятся в будущих разработках. Навыки, приобретенные участниками, также являются полезным приобретением для дальнейшей деятельности.