Что такое бизнес-процесс, его особенности и описание

Успешное развитие предприятия напрямую зависит от того, как в нем организованы бизнес-процессы. Этим термином обозначают единство действий, необходимых для производства товаров или услуг. Если система функционирует правильно, компания работает эффективнее и получает больше прибыли. Наша статья рассказывает о сущности бизнес-процессов, способах их моделирования и описания.

Определение бизнес-процесса

Впервые о необходимости переосмыслить управление и организацию работы в предпринимательской деятельности заговорили в начале 90-х годов. Экономисты Дж. Чемпи и М. Хэммер издали книгу, в которой использовали термин “бизнес-процессы” в значении “набор действий, которые выполняются группой сотрудников для достижения организационной цели”.

Каждый этап процесса означает определенную задачу, порученную участнику. Подобная система позволяет направлять все векторы работы предприятия — управление, автоматизацию, оптимизацию.

Понятие бизнес-процесса относится не только к производству, торговле и сфере услуг. Они применимы к любой деятельности, где требуется четкая организация труда и необходимо повышение эффективности — в благотворительности, муниципальных офисах, научных учреждениях.

Виды бизнес-процессов

Выделяют три основных типа действий:

• операционные — направлены на основные функции предприятия, связанные с производством, снабжением, продажами. Неразрывно связаны с главными целями и концепцией компании. Операционные процессы помогают развивать деятельность, непосредственно направленную на получение дохода;
• управляющие — связаны с руководством, планированием, мониторингом на всех этапах работы. Управляющие действия способствуют непрерывному выполнению бизнес-задач. Они необходимы для анализа проблем и перспектив предприятия, улучшение его функций;
• поддерживающие — помогают создавать коллективную среду и согласовывать действия разных подразделений компании. К этой категории относится администрирование, управление человеческими и материальными ресурсами.

Внутри трех основных видов можно выделить специфические процессы — производственные, финансовые, маркетинговые, информационные. Каждый из них охватывает отдельную сферу, непрерывно взаимодействуя с другими направлениями.

Зачем нужно управление бизнес-процессами

Руководители компаний зачастую не понимают, почему процессный подход так важен для контроля и регулирования. Но мировая практика показывает, что компании, использующие четкий план, быстрее оптимизируют деятельность сотрудников и использование ресурсов.

Вот семь преимуществ, которые дает управление бизнес-процессами:

• четкое понимание целей и задач бизнеса;
• улучшение взаимодействия между сотрудниками, отделами, сферами деятельности;
• сокращение затрат ресурсов;
• совершенствование системы управления и контроля;
• создание гибкой к внешним воздействиям рабочей среды;
• рост качества товаров, услуг;
• сокращение времени на выполнение задач.

Правильная организация управления помогает избавиться от хаоса, сделать работу упорядоченной и понятной для каждого члена коллектива.

Правила описания бизнес-процессов

Описывать комплекс действий необходимо для получения ясного представления о системе деятельности. Документ должен включать в себя информацию обо всех компонентах бизнеса — ресурсах, операциях, методах контроля и мониторинга.

При описании рекомендуется опираться на следующие правила:

• Определите название и цель процесса. Они должны соответствовать основной идее предприятия.
• Опишите комплекс мер, которые требуется принять для достижения целей.
• Представьте входные данные, которыми располагает компания — информацию о товарах, услугах, клиентах, ценах на рынке.
• Установите этапы работы с конкретными сроками.
• Определите роли участников на каждом этапе.
• Перечислите ресурсы, которые понадобятся на каждом этапе.
• Задайте сроки контроля, укажите методы, которыми будет проверяться выполнение задач.
• Излагайте кратко, стилем, понятным для каждого участника процесса. Используйте терминологию, принятую в данной компании.
• Передайте описание ответственному лицу для проверки и утверждения.
• Документ оформляется в виде текста, графической схемы или таблицы.

Как управлять бизнес-процессами

Главная особенность управления состоит в том, что действия, сотрудники и технологии рассматриваются в комплексе. Если выясняется, что та или иная часть системы работает неэффективно, выполняется оптимизация.

В управлении можно выделить четыре стадии:

• моделирование — заключается в создании визуальной модели (схемы), установлении правил. Модель включает в себя также критерии эффективности в виде чисел. На стадии моделирования формируется описание бизнес-процессов для всех направлений деятельности предприятия;
• исполнение — сотрудники получают определенные задачи и регламенты для их выполнения. Ведется контроль за ходом текущей работы;
• анализ результатов — исследуются данные, полученные на основе мониторинга, выявляются проблемы, оцениваются итоги;
• усовершенствование — проводится корректировка недочетов, разрабатывается программа дальнейших улучшений.

Процессный подход к управлению позволяет создать четко организованную систему, охватывающую все направления деятельности компании.

Как моделировать

Существует три варианта моделирования — функциональный, процессный и ментальный. Первый предполагает определение основных этапов процесса — цели и ресурсов, которые требуются для ее исполнения. Функциональный подход позволяет создать модель, дающую общее представление о состоянии компании и необходимых изменениях. Для моделирования используют диаграмму, пояснительный текст и глоссарий, соединенные гиперссылками.

Процессный вариант детально показывает действия, необходимые для достижения цели. Чтобы суть была понятна каждому сотруднику, при составлении модели применяют наглядные диаграммы BPMN. Ментальный подход представляет собой разработку “майнд мэп” — карты с главной идеей в центре и отходящими от нее пунктами и подпунктами. В нее включаются тезисы, возникающие в ходе “мозгового штурма”.

Тип модели зависит от концепции и уровня развития проекта. Начинающим рекомендуется использовать процессный подход. Презентацию идей и способов решения проблем лучше представлять в виде функциональной модели. Ментальные карты модели создаются руководством компании для личного применения.

Как анализировать

Регулярное исследование бизнес-процессов позволяет выявить слабые стороны предприятия во всех сферах — производстве, продажах, услугах.

Для проведения анализа необходимо:

• собрать максимальное количеств данных по результатам бизнес-процессов;
• сравнить ключевые критерии — прибыль, производительность труда, количество работников, достижение целей. Исследовать каждый показатель в динамике;
• определить проблемные зоны;
• выяснить причины проблем;
• создать диаграммы или графики, отражающие результаты анализа.

Различают два типа анализа — качественный и количественный. Первый предполагает изучение результатов на основе графиков и субъективных оценок сотрудников.

При количественном анализе рассматриваются критерии готовой продукции, степень удовлетворенности клиентов, объем услуг, затраты ресурсов. Такой подход считается более объективным.

Как оптимизировать

Регулярные улучшения необходимы любому бизнесу, а особенно — давно действующему предприятию. Меры, которые принимаются в ходе оптимизации, позволяют сократить расходы, повысить качество продукции или услуг, что приводит к увеличению прибыли.

Правильно оптимизировать бизнес-процессы поможет простой план:

• Определение цели.
• Описание текущего положения дел с выявлением недостатков.
• Моделирование новой схемы работы.
• Проведение изменений.
• Анализ изменений.

Не рекомендуется оптимизировать много процессов одновременно — в случае ошибки разрушится вся система. Улучшения начинают с второстепенных направлений, постепенно переходя к основным.

Как автоматизировать

Автоматизацией называется использование специальных компьютерных программ, позволяющих оптимизировать деятельность предприятия. Автоматизированные системы помогают повысить производительность труда, сократить расход ресурсов и улучшить качество услуг. Для их внедрения используют следующий алгоритм:

• Определение целей руководителями компании.
• Описание текущих процессов и представление автоматизированных изменений.
• Постановка технических задач для разработчиков компьютерных продуктов.
• Создание списка программ, необходимых для улучшения работы предприятия.
• Апробование и анализ новой системы.
• Обучение сотрудников применению новых программ.
• Практическое внедрение автоматизации.
• Мониторинг эффективности после изменений.
• Автоматизация идет успешнее на крупных предприятиях, которые находятся на этапе развития или расширения.

Типичные ошибки

При описании бизнес-процессов нередко встречаются недочеты, мешающие выявить проблемы компании и оптимизировать ее деятельность. Перечислим пять основных ошибок:

• неполное отображение структуры — если представлять отдельные направления без связи с деятельностью предприятия в целом, невозможно организовать управление;
• неверный выбор инструментов — модель не соответствует масштабу и характеру проекта;
• чрезмерная детализация — слишком подробное описание занимает много времени, препятствуя оптимизации;
• отсутствие наглядности — текстовый документ без графического сопровождения затрудняет понимание причинно-следственных связей и функций;
• отсутствие способов оптимизации — кроме отображения текущего состояния, в модели должны быть указаны способы решения проблем.

Чтобы избежать ошибок, нужно рассматривать работу предприятия не фрагментарно, а комплексно, учитывая внутренние связи.

Методы описания бизнес-процессов

Чтобы четко отразить иерархию системы, ее функции и взаимодействия, используют специальные программы моделирования. Вот пять наиболее распространенных вариантов:

• диаграмма ролей — инструмент для представления каждого компонента по отдельности. Помогает исследовать процессы обособленно и во взаимосвязи;
• сети Петри — способ моделирования, при котором отображается ход событий. Показывает изменения в деятельности компании, их причины и последствия;
• диаграмма потока работ — схема, показывающая порядок действий с указанием ресурсов и исполнителей. Все данные отображаются графическими символами;
• функциональное моделирование (SADT) — многоуровневая схема, состоящая из блоков и дуг. Отражает виды деятельности компании, их взаимосвязи и действия;
• архитектура интегрированных информационных систем (ARIS) — группа программных приложений, предназначенных для моделирования. С их помощью создаются схемы, показывающие специфику предприятия, регламент, использование ресурсов и эффективность.

Метод описания выбирается в зависимости от характера деятельности и масштаба компании.